Estímulo a las lecturas de las Memorias de Sostenibilidad
GT21: Memòries de Sostenibilitat - Guia de lectura amb les parts interessades

Com ja hem anat explicant en altres informatius, el Col·legi va coordinar el grup 21. Diversos participants van suggerir una idea de gran novetat, acceptada per tothom, i la varen desenvolupar en l'exposició del dia 27 de novembre al Congrés Nacional de Medi Ambient CONAMA 8. Ens hem pres la llibertat de descriure-la.

Una vez vistos los múltiples y novedosos canales de comunicación, es evidente que la memoria de sostenibilidad, en formato papel o electrónico, no es el mejor canal.

Hemos estudiado algunos motivos por los que se leen poco las memorias: se trata de informes excesivamente largos; son muy técnicos y de difícil comprensión; difícilmente interesan por completo al mismo grupo; incluyen datos muy tratados, de modo que es difícil saber de dónde salen. En grandes empresas, los datos a nivel local deberían estar más desglosados (por sector, por empresa, etc.).

¿Pero... son suficientemente cercanas y comprensibles para todos los grupos de interés?

Son las Memorias de Sostenibilidad leídas en su totalidad por todos los Grupos de Interés?

¿Comprenden toda la información publicada? La respuesta que nos viene a la cabeza es NO. ¿Por qué? ¿Cómo se podrán llevar a cabo estas actividades si entregamos un informe que, por su carácter técnico es difícilmente comprensible?

El hecho de la no lectura o no comprensión de la información facilitada por parte de los grupos de interés rompe con el feedback necesario para la mejora continua.

Por ello, dentro del Grupo de Trabajo, hemos pensado en varias posibilidades para hacer las memorias más cercanas y atractivas al usuario final:

1. Utilización de índices más explicativos, ya que la mayoría de las memorias de sostenibilidad utilizan un índice GRI, no entendible por los distintos grupos de interés.
2. Utilización de un cuadro identificando a los distintos grupos de interés y los capítulos o partes de la memoria que podían tener mayor relevancia para ellos. Hasta ahora, muchas de las memorias publicadas utilizan cuadros con la identificación de stakeholders y los indicadores que podrían serles de interés, señalando las páginas donde se pueden encontrar dichos indicadores. En realidad, no se favorece una lectura fácil y ordenada, ya que solo se ven datos de forma independiente.
3. Por último, hacer una guía de lectura, para que cada grupo de interés pueda leer de una forma ordenada y lógica aquellas partes de la memoria que son de su interés. Esta última idea ha sido aceptada por el grupo de trabajo y contrastada con la opinión de varias empresas externas al mismo.

Guía de lectura: ¿en qué consiste?

Conociendo las necesidades y expectativas de los principales grupos de interés, se trataría de hacer un "recorrido" guiado por la memoria de sostenibilidad que consiga dirigir al lector hacia la información que, a priori, es relevante para él, filtrando aquellas partes de la memoria que presentan menor interés.

Una guía de lectura sólo es un instrumento que debe facilitar la lectura, ayudar a crear el interés y que nos permita tener una visión global de la parte de la organización que nos motiva. En realidad, cada grupo de interés va a leer distintos documentos que están englobados en uno.

Así, los lectores no se ven obligados a mirar el índice para ver qué apartados pueden ser interesantes o no para ellos, facilitándoles mucho la lectura. Una vez terminado dicho recorrido, se les pide, a través de un test o un correo electrónico o cualquier medio de comunicación habitual que dicho stakeholder tenga con la organización, que comunique su grado de afinidad con los datos que se le presentan: qué mejoraría, qué le gustaría haber encontrado en la memoria y no ha visto, qué quitaría que no considera de interés.

Con ello queremos comprobar si conseguimos mayor feedback de los grupos de interés sobre las memorias y poder mejorarlas.

Cecilia Alcalá, de Mastchmind
Pedro Culebras, de Renfe

Molt d'èxit en la proposta, ara falta poder posar-ho a la pràctica.

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